Een creditnota terugvragen omdat er een cijfer verkeerd staat is vervelend. Een klant die weigert te betalen omdat uw factuur niet aan de eisen voldoet, is duurder — en hij heeft daar formeel gelijk in.
Op een factuur moeten verplicht staan: de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, uw btw-identificatienummer (en dat van uw afnemer bij verlegging of een intracommunautaire levering), de volledige naam en het adres van beide partijen, de aard en hoeveelheid van de levering, de leverdatum, de vergoeding per btw-tarief en het btw-bedrag zelf — vastgelegd in artikel 35a Wet op de omzetbelasting 1968.
Klinkt als een lange lijst voor iets dat u met uw boekhoudpakket allang "gewoon goed" denkt te doen. Toch struikelen ervaren zzp'ers en dga's over details: een factuurnummer dat een keer overslaat, een leverdatum die ontbreekt bij een vooruitbetaling, of een margeregeling die zonder de juiste vermelding wordt gefactureerd. Dit overzicht laat u uw eigen facturen — en die van uw leveranciers — regel voor regel controleren, inclusief de uitzonderingen die de meeste checklists overslaan.
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
De basis staat in artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968, dat op zijn beurt EU-richtlijn 2006/112/EG (artikel 226) omzet naar Nederlands recht. Onderstaande tabel vertaalt de wettekst naar de praktijk: wat moet er staan, voor wie geldt het, en waarom.
| Vermelding | Verplicht voor | Toelichting |
|---|---|---|
| Factuurdatum | Elke factuur | Datum van uitreiking. Bepaalt in welk btw-tijdvak u de omzet aangeeft. |
| Factuurnummer | Elke factuur | Opeenvolgend, in één of meer reeksen, zodat elke factuur eenduidig te identificeren is. Geen gaten, geen duplicaten. |
| Uw naam en adres | Elke factuur | De volledige, juridische naam en het adres waar u feitelijk gevestigd bent — niet alleen een handelsnaam. |
| Naam en adres van de afnemer | Elke factuur | Idem, van uw klant. |
| Uw btw-identificatienummer | Elke factuur | Het nummer met 'NL' ervoor. |
| Btw-identificatienummer van de afnemer | Verlegging, intracommunautaire levering, bepaalde IC-diensten | Verplicht zodra uw klant de btw moet voldoen, of bij een intracommunautaire levering. |
| Aard en hoeveelheid van de levering | Elke factuur | Wat u heeft geleverd of welke dienst u heeft verricht, en de omvang ervan. |
| Leverdatum | Elke factuur, als die afwijkt van de factuurdatum | Datum van levering, oplevering, of van een vooruitbetaling. |
| Vergoeding per tarief, exclusief btw | Elke factuur | Apart per btw-tarief, plus eventuele kortingen die nog niet in de eenheidsprijs zijn verwerkt. |
| Toegepast btw-tarief | Elke factuur | 0%, 9% of 21%. Twijfelt u welk tarief geldt, raadpleeg dan onze handleiding btw berekenen. |
| Btw-bedrag in euro's | Elke factuur, tenzij een bijzondere regeling dit uitsluit | Het daadwerkelijk te betalen belastingbedrag. |
| 'Btw verlegd' + btw-nummer afnemer | Verleggingsregeling | Geen btw-bedrag vermelden. Zie het hoofdstuk hieronder over btw verleggen. |
| 'Bijzondere regeling – gebruikte goederen' (of kunstvoorwerpen/verzamelobjecten) | Margeregeling | Geen btw apart vermelden. Zie de margeregeling. |
| 'Factuur uitgereikt door afnemer' | Self-billing | Als uw klant in uw naam factureert in plaats van u. |
| Naam, adres en btw-id van de fiscaal vertegenwoordiger | Import via fiscaal vertegenwoordiger | Alleen relevant bij grensoverschrijdende constructies. |
Een detail dat bijna elke checklist mist: het KvK-nummer staat niet in artikel 35a. Die verplichting komt uit de Handelsregisterwet, niet uit de btw-wetgeving — maar de Belastingdienst en uw boekhoudpakket verwachten het er wél op, en zonder KvK-nummer accepteert menig klant uw factuur sowieso niet.
Checklist: controleer uw factuur voordat u verstuurt
Voordat u een factuur verstuurt — of goedkeurt voor betaling — loopt u dit rijtje af:
- Staat het factuurnummer in de juiste reeks, zonder gat ten opzichte van de vorige factuur?
- Kloppen naam en adres van uzelf én van de afnemer, ook na een eventuele naamswijziging?
- Is de leverdatum toegevoegd als die afwijkt van de factuurdatum?
- Staat de btw apart per tarief vermeld, met het juiste percentage?
- Is bij een bijzondere regeling (verlegd, marge, IC-levering, KOR) de juiste vermelding gebruikt in plaats van een btw-bedrag?
- Staan uw btw-nummer én KvK-nummer er allebei op?
- Is de factuur verstuurd binnen de wettelijke termijn (zie verderop)?
Zeven punten, twee minuten werk. Doet u dit structureel niet, dan loopt u niet meteen tegen een boete aan — maar u zet wel het aftrekrecht van uw klant op het spel, en dat is het gesprek dat u liever niet voert met een boze opdrachtgever.
Vereenvoudigde factuur: wanneer mag het korter?
Bedraagt het factuurbedrag niet meer dan 100 euro inclusief btw? Dan mag u volstaan met een vereenvoudigde factuur — denk aan de kassabon van de bouwmarkt of de factuur voor een kleine dienst. Die hoeft niet aan de volledige lijst van artikel 35a te voldoen. Verplicht blijven: de factuurdatum, uw identiteit als leverancier, de aard van de levering, en het te betalen btw-bedrag (of de gegevens waarmee dat bedrag te berekenen is). Wijzigt de vereenvoudigde factuur een eerdere factuur — denk aan een creditnota — dan moet bovendien duidelijk verwezen worden naar die oorspronkelijke factuur.
De grens van 100 euro is een bedrag dat de wetgever kan aanpassen. Twijfelt u, controleer dan altijd de actuele drempel op de factuureisen-pagina van de Belastingdienst voordat u erop vertrouwt.
Bijzondere situaties die vaak verkeerd gaan
Btw verlegd
Levert u aan een andere ondernemer die zelf de btw moet aangeven — bijvoorbeeld in de bouw of bij bepaalde ICT-diensten? Dan berekent u geen btw. In plaats daarvan vermeldt u op de factuur 'btw verlegd' én het btw-identificatienummer van uw afnemer. Vergeet u die laatste toevoeging, dan is de factuur formeel onvolledig, ook al staat 'btw verlegd' er wél op. De volledige voorwaarden en uitzonderingen staan in ons overzicht van de btw-verleggingsregeling.
Intracommunautaire levering
Verkoopt u goederen aan een ondernemer in een andere EU-lidstaat die daar zelf btw-plichtig is? Dan mag u 0% btw rekenen, mits u zowel uw eigen Nederlandse btw-identificatienummer als het buitenlandse btw-identificatienummer van uw afnemer op de factuur zet, met een aanduiding dat het om een intracommunautaire levering gaat. Is uw afnemer een particulier, of heeft hij geen geldig btw-nummer? Dan vervalt het 0%-tarief en berekent u gewoon Nederlandse btw. Meer details in ons artikel over intracommunautaire prestaties.
Margeregeling (tweedehands goederen)
Handelt u in gebruikte goederen, kunstvoorwerpen of verzamelobjecten die u zonder btw hebt ingekocht — bijvoorbeeld van een particulier? Dan berekent u btw over uw marge, niet over de volledige verkoopprijs. Op de factuur mag geen btw-bedrag staan; in plaats daarvan vermeldt u 'bijzondere regeling – gebruikte goederen' (of de variant voor kunstvoorwerpen, respectievelijk verzamelobjecten en antiquiteiten). Wie deze vermelding vergeet, riskeert dat de Belastingdienst de normale btw-regels van toepassing verklaart — met een naheffing tot gevolg. De volledige spelregels staan in ons stuk over de margeregeling.
Kleineondernemersregeling (KOR)
Doet u mee aan de kleineondernemersregeling — uw jaaromzet blijft onder de geldende grens van 20.000 euro — dan berekent u helemaal geen btw aan uw klanten. Op de factuur laat u het btw-bedrag dus volledig weg; een btw-tarief van 0% invullen is niet hetzelfde en kan verwarring geven bij een klant die dan mogelijk ten onrechte denkt btw te kunnen aftrekken. Wilt u weten of de KOR voor u interessant is en aan welke voorwaarden u moet voldoen? Lees ons overzicht van de kleineondernemersregeling.
Wanneer moet u de factuur versturen?
De wet geeft u niet oneindig de tijd. U reikt uw factuur uiterlijk uit op de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand waarin u heeft geleverd. Levert u op 3 maart, dan moet de factuur uiterlijk op 15 april de deur uit zijn. Stuurt u later, dan verandert dat niets aan uw aangifteverplichting: u geeft de btw alsnog aan over het tijdvak waarin u de factuur uiterlijk had moeten versturen, niet over het tijdvak waarin u dat daadwerkelijk deed. Doet u aangifte op basis van het factuurstelsel, lees dan ook onze complete gids btw-aangifte voor hoe die tijdvakindeling precies werkt.
Hoe lang bewaart u uw facturen?
Zeven jaar — dat is de basisregel voor uw hele administratie, inclusief inkoop- en verkoopfacturen, het grootboek en uw debiteuren- en crediteurenadministratie. Gaat het om gegevens over onroerende zaken, dan loopt die termijn op tot tien jaar. De bewaartermijn begint pas te lopen zodra een gegeven zijn actuele waarde verliest — een lopend contract telt dus niet vanaf de ondertekening, maar vanaf het moment dat het is afgelopen. Digitaal bewaren mag, mits de scan een getrouwe en volledige weergave is van het origineel.
Wat als uw factuur niet aan de eisen voldoet?
Twee gevolgen, en het eerste doet vaak meer pijn dan het tweede. Voldoet een factuur niet aan de eisen — een verkeerd factuurnummer, een ontbrekend btw-nummer, een margeregeling zonder de juiste vermelding — dan loopt uw klant het risico zijn recht op aftrek van voorbelasting te verliezen. Voor een zzp'er die een factuur van 5.000 euro exclusief btw ontvangt, betekent dat zomaar 1.050 euro aan btw die hij niet kan terugvragen. Reken zelf maar uit hoe snel dat een zakelijke relatie onder druk zet.
Het tweede gevolg raakt uzelf als opsteller. Ontdekt de Belastingdienst bij een controle dat er ten onrechte btw is afgetrokken op basis van een gebrekkige factuur, dan volgt een naheffingsaanslag. Is er sprake van opzet, dan komt daar een vergrijpboete van 50% van de nageheven belasting bovenop; bij grove schuld is dat 25%. Voor gewone verzuimen — te laat of helemaal niet aangeven — hanteert de Belastingdienst vaste bedragen die bij herhaling kunnen oplopen tot ruim 6.700 euro. Een volledig overzicht van de boetesystematiek, inclusief het verschil tussen verzuim- en vergrijpboetes, vindt u in ons artikel over fiscale boetes van de Belastingdienst.
Is dat reden tot paniek bij elke tikfout? Nee. Een verschrijving die u zelf herstelt voordat de Belastingdienst ernaar vraagt, is iets anders dan een structureel foute factuur die u jarenlang blijft versturen. Het verschil zit hem in herhaling, en in de vraag of u wist — of had moeten weten — dat het niet klopte.